Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die App Brief-ly und diese Website verarbeiten, wozu, und welche Rechte du hast. Kurz gesagt: Deine Briefe bleiben auf deinem iPhone. Zum Verstehen werden Scans für wenige Sekunden an einen KI-Dienst übertragen und dort nicht gespeichert. Wir betreiben keinen Server, auf dem deine Briefe liegen.

1. Verantwortlicher

Mohammad Al Qudah · Rebmannsweg 3 · 79539 Lörrach · Deutschland
E-Mail: datenschutz@brief-ly.app

2. Daten in der App

2.1 Scans, Zusammenfassungen und Ordner

Wenn du einen Brief scannst, erzeugt die App aus den Kamerabildern eine PDF-Datei. Diese Datei, die Zusammenfassung, erkannte Fristen, Notizen und die Ordnerstruktur werden ausschließlich lokal auf deinem iPhone gespeichert (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Bereitstellung der App-Funktion). Wenn du in den Einstellungen „Briefe auch in iCloud Drive speichern“ aktivierst, liegen die Dateien zusätzlich in deinem eigenen iCloud-Konto bei Apple; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple. Wir haben darauf keinen Zugriff.

2.2 Übermittlung an den KI-Dienst

Um einen Brief zu verstehen, wird der Scan (als PDF) zusammen mit deiner gewählten Sprache, den Namen deiner Ordner und – falls du sie angegeben hast – den Profilnamen (z. B. „Ich“, „Partnerin“, „Kind“, „Firma“) über eine von uns betriebene Weiterleitung (Cloudflare Workers, Cloudflare Inc.) an die Anthropic PBC, San Francisco, USA, übertragen. Anthropic erzeugt daraus die Zusammenfassung und sendet sie zurück. Die Inhalte werden von Anthropic im Rahmen der API nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert (Aufbewahrung zur Missbrauchskontrolle maximal 30 Tage gemäß den Anthropic-Richtlinien). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die EU-Standardvertragsklauseln. Briefe enthalten häufig besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheits- oder Religionsangaben); indem du einen Brief scannst, willigst du in die Verarbeitung dieser Daten zu diesem Zweck ausdrücklich ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du keine weiteren Briefe scannst.

2.3 Nutzungszähler und Geräte-ID

Die Weiterleitung zählt, wie viele Briefe von einem Gerät gelesen wurden, um die fünf kostenlosen Briefe und das Abo abzurechnen sowie Missbrauch zu verhindern. Dafür erzeugt die App beim ersten Start eine zufällige, achtstellige Geräte-ID, die keinen Rückschluss auf dich oder dein iPhone zulässt. Gespeichert werden: Geräte-ID, Anzahl der Briefe insgesamt, Anzahl pro Tag und der Abo-Status (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Inhalte der Briefe werden dort nicht gespeichert. Cloudflare verarbeitet dabei technisch bedingt die IP-Adresse deines Geräts.

2.4 Kalender, Erinnerungen und Mitteilungen

Wenn du es erlaubst, trägt die App erkannte Fristen in den Kalender „Post & Fristen“ und in die Erinnerungen-App deines iPhones ein und sendet lokale Mitteilungen drei Tage vorher, einen Tag vorher und am Tag der Frist. Diese Daten verlassen dein Gerät nicht (abgesehen von deiner eigenen iCloud-Synchronisation). Die Berechtigungen kannst du in den iPhone-Einstellungen jederzeit entziehen.

2.5 Face ID

Die optionale App-Sperre nutzt Face ID bzw. den Gerätecode über die Apple-Schnittstelle. Biometrische Daten werden ausschließlich von iOS verarbeitet; die App erhält nur die Information „erfolgreich“ oder „nicht erfolgreich“.

2.6 Abo und Zahlung

Käufe laufen über den App Store von Apple. Wir erhalten keine Zahlungsdaten, sondern nur die Information, ob ein gültiges Abo besteht. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple.

2.7 Feedback

Wenn du über „Beta-Feedback senden“ einen Bericht teilst, enthält dieser Nutzungszähler und deine Anmerkungen zu Falschzuordnungen (ohne Briefinhalte). Der Versand erfolgt über das von dir gewählte Programm (z. B. Mail); wir verarbeiten den Bericht nur zur Verbesserung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.8 Keine Analyse, keine Werbung

Die App enthält keine Tracking- oder Analyse-Dienste und keine Werbung. Absturzberichte werden nur über Apple (TestFlight/App Store) übermittelt, wenn du dem in den iOS-Einstellungen zugestimmt hast.

3. Diese Website

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hosting-Anbieter (Cloudflare Inc.) technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browsertyp in Server-Protokollen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – sicherer Betrieb). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Analyse-Dienste genutzt. Schriftarten werden von Google Fonts (Google Ireland Ltd.) geladen; dabei wird deine IP-Adresse an Google übermittelt. Wenn du uns per E-Mail schreibst, speichern wir die Nachricht zur Bearbeitung deiner Anfrage.

4. Speicherdauer

Daten in der App bleiben, bis du sie löschst – einzeln oder über „Alle Daten löschen“ in den Einstellungen; mit dem Löschen der App sind sie vollständig entfernt. Zähler zur Geräte-ID werden spätestens 12 Monate nach der letzten Nutzung gelöscht. Server-Protokolle der Website werden nach 7 Tagen gelöscht.

5. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Da deine Briefe ausschließlich auf deinem Gerät liegen, kannst du die meisten Rechte direkt in der App ausüben. Für alles andere schreib an datenschutz@brief-ly.app.

6. Kinder

Brief-ly richtet sich an Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung findest du in der App unter Einstellungen und auf dieser Seite.

Stand: Oktober 2026